- Zveřejněno 27. dubna 2021
Začíná vám přetékat kapsa na „důležité papíry“ nebo vypadáte skvěle? Myslíte si, že je možná čas chovat se jako zodpovědný dospělý, i když to zní jako ta nejnudnější věc na světě?
Nebojte se, moje malá kočka spadla z hnízda, tady vám mám pomoci vyčistit cestu mezi zaprášenými ovcemi vašich administrativních dokumentů.
Tipy pro uspořádání příspěvků: vědět, které příspěvky jsou „důležité“
Stejně jako předtím, než se naučíte běhat, musíte vědět, jak chodit, je lepší si papíry roztřídit, než je odložíte . Navrhuji, abyste začali s „udržovací“ hromadou a „hromadou košů!“ ".
Zbytečně, řeknete mi to svým sebevědomým hlasem, protože jste již toto třídění provedli předem, opatrným vložením (hahaha) uvedených papírů do kapsy. Kromě toho, že to není jako mrazák, ale spíše jako lednice: po chvíli jsou některé věci zastaralé ...
Například pokud stále máte fotokopii svého starého občanského průkazu, když vám bylo na fotografii dvanáct let a jste dospělý, můžete hodit, opravdu.
Tipy pro ukládání dokumentů: CO UCHOVÁVAT a JAK DLOUHO?
Důležité dokumenty jsou uvedeny na webových stránkách veřejné služby, které také stanoví zákonnou dobu uchování vztahující se k jednotlivým dokumentům (například pro uplatnění vašich práv) .
To znamená, jak je uvedeno v horní části stránky, že vám nic nebrání v uchovávání dokumentů déle, a v některých případech by to bylo ještě lepší.
- Potvrzení o pronájmu : Ponechání vašich starých potvrzení může být způsob, jak potenciálního pronajímatele ujistit o vaší solventnosti nebo alespoň o vaší spolehlivosti.
- Daňová oznámení : jde sice o přechod na odpočet daně u zdroje, ale uchování starých daňových přiznání může být důležité z účetních důvodů (a mimochodem vám umožní sledovat vývoj vašeho daň).
Obecně platí, že pokud jde o peníze, je lepší nechat papíry příliš dlouhé, než nestačí, v případě závady, chyby platby atd.
- Dokumenty týkající se vašich domácích mazlíčků : uchovávejte zdravotní doklady a případně identifikaci vašeho zvířete po celou dobu životnosti vašeho společníka.
- Výplatní tikety : na webu jsou zjevně zmíněny, ale nikdy to nemůžeme dostatečně často říci, JE MOŽNÉ UCHOVÁVAT SVÉ PLATBY ULOŽÍ CELÝ ŽIVOT (včetně stáží, programů pracovního studia atd., Protože i to se počítá ).
Pořadače, pořadače, děliče ... nebo nejlepší tipy pro uspořádání vašich příspěvků
Jak tedy věci roztřídíte? Určitě vás to nepoteší, ale papíry se časem neopotřebovávají , naopak, a proto potřebují hodně místa (jako ten váš ...).
První řešení
Věnujte jim podlahu svého šatníku, do které můžete vložit koše (ne, ne Danettes, číst boudiou) nebo kartotéky. Mám tendenci si myslet, že koš je falešné řešení třídění, proto velmi doporučuji kartotéky , ale tato volba je jen moje rozhodnutí.
Druhé řešení
Zásuvka se zavěšenými pilníky nebo její ekonomická verze (v prostoru a v hotovosti): pouzdro na spisy (nejčastěji vypadá jako kovová přepravka). Toto řešení má často tu výhodu, že umožňuje rychlejší přístup k papírům (není třeba mít plastové návleky, stačí například přepážky).
Doplňkové zbraně (k pasákování vašeho úložného systému): lepenka, ale především plastové rukávy, přepážky, záložky Post-It s barvami a štítky. Cílem je definovat MALÝ barevný kód, který zjednoduší váš úkol.
Až na to, že vás znám, není třeba být příliš komplikovaný : červená za peníze, které se mají platit (daně, nezaplacené účty nebo chyba banky ve váš prospěch ...), tečka.
Ano, to znamená, že může stačit jedna barva ... abyste to viděli, ale nenechte se unést pod záminkou, že vaše záložky jsou opravdu hezké (ano, voní to po přežití, je to pravda).
Několik šílených tipů na úklid administrativních dokumentů
Dalším krokem je skutečná distribuce (a tedy třídění). Zde je několik tipů, jak se vyhnout tomu, že skončíte v nejmenovaném nevěstinci !
Pokud chcete pojmenovat své pořadače nebo visící soubory (# štítky), nevytvářejte složku „others“, „to sort“, „in progress“ .
Máte mě rádi, dobře víme, že dříve nebo později tam všechny vaše dopisy skončí a že postupně přijde na místo vaší pozdní kapsy „ důležitých papírů “ .
Zpřístupněte opakující se dokumenty , o které budete často požádáni, seřazením v chronologickém pořadí a vložením nejnovějších na začátek pořadače nebo složky.
Totéž pro různé soubory: „diplomy“ mohou laskavě chodit a čekat ve skříni, je malá šance, že vám tento soubor jednoho dne bude užitečný, pokud jste zaměstnáni. U opakujících se věcí jsou únavné obecně peníze : příjmy, faktury, příjmy ...
Nečekej. Opravdu. Vím, že byste raději zahodili ten výhružný e-mail, který jste právě dostali mezi ostatní tisíckrát jako rocková hvězda. Ale rockstars mají agenty, kteří je mohou roztřídit. Né ty. Pokud nemáte velmi, velmi dobře vycvičenou kočku.
V opačném případě otevřete, přečtěte, odložte přímo na recepci . Nemáš zač.
Je digitální úložiště nejlepším systémem pro skladování papírů?
Zatímco tištěná verze vašich dokumentů udrží lépe ve tmě (což může zkazit inkoust a učinit jej nečitelným), je dobré skenovat vaše důležité dokumenty .
Ne proto, že by vám všechny vyděšené noční kluby výměnou najednou otevřely dveře, ale spíše proto, že papír může hořet, odletět, zmizet, zkazit se, rozpadnout se (přeškrtnout zbytečné) ...
A že jsem ještě neviděl digitální dokument, jak to udělat (kromě toho, že možná zmizí a znovu).
Ukládání těchto naskenovaných dokumentů je také dobrá otázka, a tam to bude záviset na vašem rozpočtu!
Online úložné systémy pro uložení vašich papírů
Jsou zdarma, ale kladou menší důraz na bezpečnost ( uveďte, že by se u nich mělo méně uchovávat citlivá data a že jsou většinou ze Spojených států). Mezi nimi jsou Dropbox, Hubic, Google Drive a společnost!
Hlavním problémem je, že nejsou určeny pro toto použití, takže k neohrabanému odstraňovacímu manévru došlo rychle.
Příhodně pojmenované digitální trezory pro uložení vašich papírů
Princip je celkem jednoduchý: data jsou šifrována a velmi často uložena v cloudu (na serveru, tedy přístupném online za předpokladu, že máme identifikátory). Oni tím, že nevýhody, s e se specializují na skladování a uchování dat, včetně citlivé.
Ale v tomto nízkém světě není nic zadarmo a budete muset dát ruku do kapsy, abyste z toho měli užitek.
Když se trochu podíváte (zejména na stranu své banky, protože svým zákazníkům často nabízí výhodné služby • es wink wink), budete i nadále schopni snadno najít dostupné digitální trezory ... zejména proto, že je to nutné pro celý život je lepší.
Stejné pravidlo jako pro papír: vytvořte si složky a podsložky pro uspořádání skenů , které jsou přednostně stejné jako ty, které máte ve skříni, abyste ušetřili čas při hledání dokumentu.
Pojďme, pojďme pár hodin a začněte, poté se budete cítit lépe!
