Dnes je napsána důležitá část naší komunikace: SMS, WhatsApp, e-maily ...
Slova, která si vybereme, naše fráze nebo interpunkce nabývají zvláštní důležitosti: jak napsat, co chceme říci? Jak přijímat a interpretovat to, co říká ten druhý?
Zdvořilost v e-mailech s proměnnou geometrií
V e-mailech se zvyky a metody mohou velmi lišit.
Někteří volí efektivní (ale lakonické) „ok“ nebo „děkuji“ (zatímco jste čekali spŕšku třpytivých gifů doprovázených vyznáním lásky), jiní vyprávějí svou reakci podrobně nebo dokonce zvolit formality ...
V profesionálním kontextu jsou zprávy citlivým, až trnitým problémem. Způsob, jakým píšeme naše zprávy , může zdůraznit nebo podkopat naše partnery a partnery?
Osobně přiznávám, že mám JEDEN zvrat v hrůze:
"Děkuji za (děláte to)".
Přísahám, že když jsem četl tuto větu, vybuchl mi mozek! Mám pocit, že můj partner mě vyzývá, abych bez zdvořilosti něco udělal, s možností blahosklonnosti.
Vědecký experiment na profesionálních e-mailech
Myslel jsem, že by vás toto téma mohlo zajímat, a tak jsem prohledal vědecké publikace, zda někdo tuto problematiku e-mailů a jejich přijetí prozkoumal . Odpověď je ano !
Dva vědci, YoungAh Park a Venera C. Haun, pečlivě studovali problematiku stresu při práci, co ho vytváří nebo vyživuje a jak se z něj zotavit.
Oba specialisté sledovali údaje 167 párů, jejichž dva členové pracují, několikrát, po celý týden: pátek před odjezdem na víkend, následující pondělí ráno, v jinou dobu v týdnu ...
Vědci pozorovali zejména „podřízenosti“ přijímané e-mailem, to znamená zprávy, ve kterých by tón, obsah nebo načasování mohly generovat stres.
Zároveň žádají účastníky, aby posoudili úroveň stresu a odpověděli na několik dalších otázek.
Drsné e-maily, zdroj stresu
Výsledek není žádným překvapením: lidé, kteří dostávají několik necivilních e-mailů, hlásí na konci dne větší napětí, více fyzických příznaků stresu (migrény, bolesti zad atd.) A více negativních emocí.
Do té doby se zdá výsledek zřejmý! Co může být překvapivější (i když) je, že se zdá, že tyto e-maily (a stres, který z nich vyplývá) také ovlivňují pracovní zapojení ...
Když lidé během týdne dostávají neslušné e-maily, mají tendenci příští týden se „vytáhnout“ z práce, udělat krok zpět a zapojit se o něco méně.
A to je normální! Je to mechanismus pro ochranu a zachování našich zdrojů.
Tyto výsledky tedy naznačují, že nejen e-maily mají dopad na zdraví zaměstnanců, ale mohou také ovlivnit fungování společnosti ...
Stres hrubých e-mailů je nakažlivý
Konečný výsledek experimentu je ještě překvapivější: zdá se, že zaměstnanci, kteří dostávají tyto zatracené e-maily, přenášejí svůj stres na svého partnera ... který příští týden také ztratí zájem o svou vlastní práci!
Pokud si to zrekapitulujeme, nepoctivé nebo necivilní e-maily mají kumulativní účinek: zdůrazňují zaměstnance A jejich rodiny, ovlivňují práci zaměstnance A jeho partnera.
Otázka e-mailů je proto zásadní otázkou!
Jak psát uctivě e-maily?
Pokud jsou některé iniciativy spáchány vědomě (ALE PROČ JMÉNO?), Jiné nejsou úmyslné.
Někdy stačí čárka, vykřičník, nepříjemné obraty fráze, aby došlo k poškození, protože ten druhý nemá písemně žádné neverbální stopy, aby porozuměl vašim zpráva…
Řekněme například, že jednoho večera pošlete svému nadřízenému inscenaci, která si vyžádala spoustu času a energie, abyste v odpovědi obdrželi prosté „poděkování“.
Je to stručné „děkuji“? Je to „děkuji“, což znamená „dobře přijato, ale ještě jsem se nedíval“? Je to „poděkování“, které naznačuje, že je vaše práce oceněna? Rozostření je úplné.
Zatímco tváří v tvář, stopy vám mohly pomoci porozumět zprávě: úsměv, držení těla, gesto ...
Pište pěkně, dá se to naučit!
Co lze udělat pro to, abychom e-maily psali civilně a soucitně a starali se o sebe a svého příjemce?
První tip, kterému poradím celému světu, by bylo, pokud je to možné a podle vašeho přání, přijmout nenásilnou komunikaci .
Pokud to okolnosti dovolí, můžete o e-mailech diskutovat také se svými nadřízenými a kolegy: možná vám může pomoci formalizace procesu?
Osobně se snažím mít na paměti dva kroky!
U zdvořilých e-mailů si musím být vědom svého současného stavu
Tato myšlenka se může zdát zřejmá, ale není to tak moc.
Když píšu e-mail, textovou zprávu, dopis, cítím emoce. Možná jsem naštvaný, protože jsem špatně spal, otrávený pracovní zátěží nebo kvůli hádce s partnerem ...
Vědomí těchto emocí mi může pomoci trochu se vzdálit a nepřenášet je do svého psaní .
Beru předchozí příklad: Jsem unavený, hodně jsem pracoval a dostávám toto vágní „děkuji“.
Na první pohled mě to štve: zajímalo by mě, jestli už byla moje práce vidět, potřebuji zpětnou vazbu ... ale možná z jeho strany můj partner opravdu laskavě řekne „děkuji“ světa !
U zdvořilých e-mailů musím přemýšlet o tom, co chci napsat
Co tím myslíš vážně? Co je důležité, aby váš příjemce slyšel? Potřebujete podat žádost? Co má příjemce dělat? Proč?
Beru svůj malý příklad. Když jsem poslal svou slavnou prezentaci, napsal jsem:
„Machine,
V příloze je prezentace pro schůzku 23. srpna.
Vaše
Nepředložil jsem sebemenší požadavek, nevyjádřil jsem žádnou potřebu ... V tomto případě je obtížné očekávat od druhého konkrétní reakci!
Kdybych chtěl návrat, mohl jsem přidat:
"Musím se ujistit, že tato práce bude užitečná." Váš názor je pro mě důležitý a vaše zpětná vazba mi pomůže upravit produkovaný obsah. Máte možnost výměny? "
Neváhejte být co nejkonkrétnější! Pokud máte termín, můžete jej například zmínit („schůzka se koná 23., myslíte si, že mi můžete odpovědět do 20.?“).
Všimněte si, že tázací formulace mohou být zvláště užitečné při vytváření pečovatelského prostředí.
Místo psaní „děkuji za to“ a „myslíte si, že to dokážete?“ „Nebo jednoduše“ můžete to udělat, z takového důvodu, pro takový cíl? »Umožňuje vám dát svobodu příjemci a neukládat požadavek. Je to vzácné!
A vy, jak se vám daří vyzařovat z vašich e-mailů trochu laskavosti? Máte nějaké tipy? Chcete-li jít dále, doporučuji tento článek z Science Daily (v angličtině)!
